¿Qué es Microsoft Office y que tiene que ver con Office 365?

A menudo, en mis conversaciones con diferentes clientes, detecto que sigue habiendo muchas dudas conceptuales de qué significa una herramienta de productividad tan rica en funcionalidad y por tanto también en complejidad como lo es Microsoft 365.

Si empezamos un proyecto de adopción de esta tecnología con conceptos equivocados y sin la planificación adecuada, podemos encontrarnos con el caos después de un tiempo y una mayor dificultad aún que si lo hubiéramos enfocado bien desde el principio.

Pero no nos adelantemos, lo primero es entender qué tenemos entre manos y qué ofrece el producto actualmente en sus diferentes versiones generales.

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 combina Office 365, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security. Ofrece una solución inteligente y completa para proporcionar las herramientas necesarias a los empleados para que sean creativos y trabajen en equipo de forma segura.

Microsoft 365 es una plataforma SAAS (Software As A Service) que nos da todo un abanico de herramientas y funcionalidades para potenciar el trabajo en equipo y la productividad de las organizaciones. Estas herramientas se pueden adquirir conjuntamente o por separado.

Microsoft 365, a grandes rasgos, cuenta con las siguientes funcionalidades para la empresa:

Creación de contenidos:
- A través de diferentes herramientas nos ayuda a crear contenido atractivo y a convertir los datos de la empresa en información práctica. Todo esto desde dispositivos móviles y de escritorio. Usando la herramienta ofimática más conocida y potente del mercado: Office.
Trabajo en equipo:
- Tenemos un centro de trabajo donde podemos conversar, tener reuniones, compartir archivos y aplicaciones, conectar a los usuarios, etc… Además nos proporciona la posibilidad de crear la intranet inteligente para nuestra empresa y que los empleados puedan participar y estén siempre conectados desde cualquier lugar.
Simplificar la administración IT:
- Para que todas esas funcionalidades estén integradas con la administración de dispositivos y computadoras, Microsoft 365 dota a nuestro departamento de IT con las herramientas necesarias de gestión de dispositivos, usuarios, seguridad y gobierno de todo el sistema.
Seguridad inteligente
- La seguridad es un elemento muy importante hoy día en un mundo donde todas las empresas usan herramientas digitales para gestionar todo su conocimiento y negocio. Con Micrososft 365 disponemos de todo un ecosistema de seguridad donde podemos administrar desde la seguridad de datos hasta la identidad y la administración de accesos y contraseñas. También tenemos capacidades para la gestión de ataques externos.

Además, y a parte de todas estas funcionalidades una de las grandes ventajas que tiene Micrososft 365 es que se integra muy fácilmente con otros sistemas externos y podemos ampliar sus funcionalidades por ejemplo utilizando servicios de Microsoft Azure (u otros proveedores cloud) o teniendo escenarios híbridos con productos de servidor On-Premises (Oracle, SAP, SQL, Sharepoint).

Microsoft 365 es un conjunto de productos

Como hemos dicho al principio, Microsoft 365 es una combinación de diferentes productos que se pueden adquirir por separado:

Office 365:
- Es un conjunto de diferentes servicios en la nube combinados con las herramientas de Office para dar una solución completa e integrada de soluciones ofimáticas a la empresa.
- Podemos ver con más detalle los diferentes productos que componen Office 365 y sus versiones aquí https://products.office.com
Enterprise Mobility + Security:
- Es el producto que nos da las capacidades para controlar la seguridad, los dispositivos y los usuarios de la empresa. Es un producto más complejo del que hablaré en un artículo propio y explicaré sus diferentes funcionalidades e implementación.
- Tenéis las diferentes versiones y más información aquí https://www.microsoft.com/es-es/cloud-platform/enterprise-mobility-security
Windows 10:
- Se trata de la última versión de Windows para los ordenadores de nuestros usuarios.
- No solo incluye la licencia de Windows, sino diferentes soluciones para que el despliegue de Windows sea lo más sencillo posible, como por ejemplo Windows AutoPilot. Podéis ver más información de Windows Autopilot aquí https://docs.microsoft.com/en-us/windows/deployment/windows-autopilot/windows-autopilot

No es necesario implementar todas ellas desde el principio. De hecho, la mayoría de las organizaciones empiezan migrando su sistema de correo a Microsoft 365 dejando otras funcionalidades más avanzadas de trabajo en equipo para más adelante.

Incluso si vamos más allá podríamos decir que, en mi experiencia, hay al menos 3 niveles de madurez en la adopción de Microsoft 365 por parte de una empresa:

Ha implementado la tecnología para dar el mismo servicio que da en On-Premises (En sus servidores) pero en la nube. No hay cambios en la forma de trabajo.
Se ha adoptado Microsoft 365 poniendo foco en la productividad de equipos. Esto implica una gestión del cambio más o menos profunda y una implementación más compleja.
Se han automatizado procesos de negocio y aplicaciones. Implica una implementación más compleja y una gestión del cambio así como una correcta formación a la fuerza de trabajo con un grupo de Power Users o usuarios avanzados.

Otros beneficios interesantes que aporta Microsoft 365 para nuestra empresa son los siguientes:

Estaremos siempre en la cresta de la ola tecnológica
El TCO (Total Cost of Ownership) es bastante más bajo que si tuviéramos que implementar todas estas plataformas en modelo On-Premises
Nos permite implantar una mentalidad No-Code para solucionar problemas de negocio
Cubre con las expectativas digitales de diferentes generaciones para que se encuentren cómodas en su centro de trabajo

Hay que tener en cuenta que la implementación de Office 365 para una mediana o gran empresa no suele ser trivial y es más o menos compleja dependiendo del alcance de funcionalidad que queramos cubrir en dicho proyecto.

Tendremos que tener en cuenta tanto aspectos técnicos, como la red, la seguridad, la identidad, el almacenamiento, las comunicaciones, etc… como de gestión de cambio en la organización tales como la transformación digital, la productividad y el trabajo en equipo de las personas, el puesto de trabajo digital, la oficina sin papel, etc…

En Resumen

Office 365 es una plataforma idónea para introducir dentro de nuestro plan de Transformación Digital y concretamente en el área de modernización del puesto de trabajo del empleado. Hablaré de esto en un futuro post donde voy a tratar de explicar en detalle cómo gestionar la adopción y el cambio de mentalidad.

Soy consciente de que he lanzado demasiados conceptos y hay muchos de ellos donde podríamos entrar en detalle.

La buena noticia es que este no será el último artículo que escriba 😉.